เอกสารขายไม่ได้เกิดทีละใบลอย ๆ แต่ต่อกันเป็นสาย เช่น ใบเสนอราคา → ใบแจ้งหนี้ → ใบวางบิล → ใบกำกับภาษี → ใบเสร็จ ระบบผูกใบต่อใบไว้ให้ยอด ภาษี และการตัดหนี้เดินตามกัน และลงบัญชีเฉพาะใบที่เป็นจุดรับรู้รายได้เท่านั้น (กันรายได้/ภาษีขายเบิ้ล)
สิทธิ์ที่ต้องมี
เห็นเมนูเอกสารขายเมื่อมีสิทธิ์ดูใบแจ้งหนี้ · เปิดหน้ารายการได้ถ้าดูใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีได้อย่างน้อยหนึ่งอย่าง · เอกสารแต่ละชนิดมีสิทธิ์ดู/สร้าง/แก้ไข/อนุมัติ/ยกเลิก/ลบ/ส่งออกแยกกัน
ขั้นตอน
- 1สร้างเป็น ร่างยังไม่มีเลขที่ ยังไม่ลงบัญชี แก้หรือลบได้
- 2กด อนุมัติระบบออกเลขที่จริง บันทึกข้อมูลผู้ขาย/ผู้ซื้อลงในใบ (snapshot) และลงสมุดรายวันถ้าใบนั้นเป็นจุดรับรู้รายได้
- 3ใบที่ตั้งหนี้ไว้ รับชำระแล้วสถานะเปลี่ยนเป็น รับชำระบางส่วน หรือ รับชำระครบ
- 4ใบที่อนุมัติแล้วแก้ไขไม่ได้ผิดต้อง ยกเลิกเอกสาร หรือ ย้อนแก้ เท่านั้น
- 1เปิดใบต้นทางที่อนุมัติแล้ว (เช่น ใบเสนอราคา)
- 2ที่การ์ด สายเอกสาร กดขั้นที่ต้องการออกต่อระบบเปิดฟอร์มพร้อมชนิดเอกสารและเอกสารที่มาให้
- 3รายการสินค้า ลูกค้า และหมายเหตุถูกดึงมาจากใบต้นทาง แก้จำนวนได้ถ้าออกบางส่วน
- 4ตรวจแล้วกด อนุมัติ
ปุ่มและช่องบนหน้าจอ
- ใบเสนอราคา
- ต้นสายของงานขาย ไม่ต้องมีใบอื่นมาก่อน · ไม่ลงบัญชี
- ใบรับเงินมัดจำ
- ออกต่อจากใบเสนอราคาได้ (ไม่บังคับ) · รับเงินแล้ว ลงเงินรับล่วงหน้า ไม่ใช่รายได้ · ⚠️ มัดจำที่เป็นส่วนหนึ่งของราคาเกิดภาษีขายทันทีที่รับเงิน แต่ระบบยังไม่ออกใบกำกับภาษีให้ใบนี้ — ดู ใบรับเงินมัดจำ
- ใบแจ้งหนี้
- ออกต่อจากใบเสนอราคา/ใบรับเงินมัดจำได้ (ไม่บังคับ) · ลงบัญชีเฉพาะกิจการที่ไม่จด VAT (กิจการจด VAT ไม่ตั้งลูกหนี้ที่ใบนี้)
- ใบวางบิล
- ต้องเลือกเอกสารที่มาเสมอ (ใบแจ้งหนี้ · ใบเพิ่มหนี้ · ใบกำกับภาษี) · ไม่ลงบัญชี
- ใบกำกับภาษี
- ต้องเลือกเอกสารที่มาเสมอ (ใบเสนอราคา · ใบรับเงินมัดจำ · ใบแจ้งหนี้ · ใบเสร็จรับเงิน) · กิจการจด VAT เท่านั้น · จุดรับรู้รายได้และภาษีขายในระบบ · ต้องออกทันทีที่ความรับผิดเกิด (ขายสินค้า = ส่งมอบ · บริการ = รับเงิน)
- ใบเสร็จรับเงิน
- ออกต่อจากใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้/ใบรับเงินมัดจำ/ใบวางบิล/ใบกำกับภาษีได้ (ไม่บังคับ) · รับเงินในตัว
- ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี
- ใบเดียวจบสำหรับขายสด · ผูกกับใบเสนอราคา/มัดจำ/ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิลได้ (ไม่บังคับ) · กิจการจด VAT เท่านั้น
- ใบลดหนี้ / ใบเพิ่มหนี้
- อ้างใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีเดิม (หรือเลือก ไม่อ้างอิงเอกสารเดิม แล้วกรอกมูลค่าเดิมเอง และใส่เลขที่/วันที่ใบกำกับเดิมในหมายเหตุ) · กิจการจด VAT เท่านั้น · ใช้ได้เฉพาะเหตุตาม ม.86/9–86/10
ข้อควรระวัง
- หนึ่งดีลออกใบกำกับภาษีได้ใบเดียว (นับทั้งใบกำกับภาษีและใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีในสายเดียวกัน) — กันภาษีขายซ้ำใน ภ.พ.30 · งานที่ส่งมอบหลายงวดหรือรับเงินหลายงวด ให้ออกใบแจ้งหนี้แยกทีละงวด (ยอดเฉพาะงวดนั้น) แล้วออกใบกำกับภาษีต่อจากใบแจ้งหนี้ของแต่ละงวด
- 🔴 จุดความรับผิด VAT ต่างกันตามชนิดรายได้ — ขายสินค้า: เกิดเมื่อส่งมอบ (ม.78(1)) ต้องออกใบกำกับภาษีทันทีที่ส่งมอบ (ม.86) แม้ยังไม่ได้เงิน · ให้บริการ: เกิดเมื่อได้รับชำระ (ม.78/1(1)) ออกใบกำกับภาษีตอนรับเงิน · ห้ามรอออกใบกำกับสินค้าจนลูกค้าจ่ายเงิน
- กิจการจด VAT: ใบแจ้งหนี้ไม่ลงบัญชี (ระบบลงบัญชีที่ใบกำกับภาษี) — งานบริการที่ทำเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้เงิน ณ วันสิ้นงวด จะไม่มีรายได้/ลูกหนี้ในงบ ต้องบันทึกรายได้ค้างรับด้วยสมุดรายวันปรับปรุงเอง (เกณฑ์สิทธิ์ตาม TFRS for NPAEs และ ม.65) — ดู ปิดปีบัญชี: รายการปรับปรุง → ภ.ง.ด.50 → งบ DBD e-Filing
- เอกสารที่ออกเลขแล้วลบไม่ได้ (ต้องเก็บตาม พ.ร.บ.การบัญชี ม.14) — ลบได้เฉพาะร่าง ใบที่อนุมัติแล้วต้องยกเลิก
- กิจการที่ยังไม่จด VAT ออกใบกำกับภาษี ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ไม่ได้ และคิด VAT ในเอกสารไม่ได้
เคล็ดลับ
- จด VAT: ลงบัญชีที่ใบกำกับภาษี · ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี · ใบลด/เพิ่มหนี้ — ไม่จด VAT: ลงบัญชีที่ใบแจ้งหนี้ · ใบเสร็จรับเงิน
อัปเดตเนื้อหาล่าสุด 28 ก.ย. 2569
คู่มือนี้อธิบายการใช้งานโปรแกรม PERPOS | Books ตามระบบ ณ วันที่อัปเดตของแต่ละหัวข้อ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมาย — อัตราภาษี กำหนดยื่น และแบบฟอร์มอาจเปลี่ยนตามประกาศของกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานหรือผู้สอบบัญชีของคุณ · สอบถามการใช้งาน [email protected]