คลังเอกสาร
แฟ้มเอกสารของกิจการแบบดิจิทัล — เก็บไฟล์พร้อมอายุการเก็บตามกฎหมาย รู้ว่าใครเปิดหรือแก้เมื่อไร ผูกไฟล์กับเอกสารบัญชี ตรวจว่างวดนี้ยังขาดเอกสารอะไร ขอเอกสารจากลูกค้าด้วยลิงก์ และลงทะเบียนรับ-คืนเอกสารตัวจริงพร้อมพิมพ์ใบรับ
เปิดคู่มือจากเมนูผู้ใช้ขณะอยู่ในกิจการหรือสำนักงาน จะมีปุ่ม “เปิดหน้านี้” พาไปหน้าจริงได้เลย
- 1เอกสารในคลังคลังเอกสาร › เอกสารเก็บไฟล์เอกสารของกิจการ (PDF หรือรูปภาพ) แยกตามประเภทและงวด ระบบคำนวณวันที่ต้องเก็บถึงให้เองตามประเภทเอกสาร บันทึกทุกครั้งที่มีคนดู เปิด หรือแก้ข้อมูล และไม่มีปุ่มลบทิ้ง — เอกสารที่พ้นกำหนดเก็บแล้วต้องขอทำลายตามรอบเท่านั้น
- 2กล่องเพิ่มเอกสารเข้าคลังคลังเอกสาร › เอกสาร › ปุ่มเพิ่มเอกสารฟอร์มเก็บไฟล์หนึ่งไฟล์เข้าคลัง — ระบุประเภทและงวดของเอกสาร ระบบใช้ข้อมูลนี้คำนวณวันที่ต้องเก็บถึงและเติมรายการที่ต้องเก็บของงวดนั้นให้
- 3รายละเอียดเอกสาร · ระงับ / ขอทำลายคลังเอกสาร › เอกสาร › กดชื่อเอกสารดูข้อมูลของเอกสารหนึ่งฉบับ ดูไฟล์ ดูประวัติว่าใครทำอะไรกับเอกสารเมื่อไร และจัดการการระงับการทำลาย/ขอทำลายตามรอบ/ลบไฟล์ที่อัปโหลดผิด
- 4แก้ข้อมูลเอกสาร · ผูกกับเอกสารบัญชีคลังเอกสาร › เอกสาร › กดชื่อเอกสาร › แก้ข้อมูลแก้ชื่อ ประเภท งวด วันที่บนเอกสาร และหมายเหตุของเอกสารที่เก็บไปแล้ว (เช่น เลือกประเภทผิดตอนอัปโหลด) และผูกไฟล์กับเอกสารขาย/ซื้อที่ไฟล์นี้เป็นหลักฐาน — ตัวไฟล์เปลี่ยนไม่ได้
- 5รายการที่ต้องเก็บคลังเอกสาร › รายการที่ต้องเก็บตอบคำถามว่างวดนี้ยังขาดเอกสารอะไร โดยไม่ต้องเปิดแฟ้มดูทีละใบ — เปิดงวด (รายเดือน/รายปี) แล้วระบบกระจายรายการเอกสารที่ต้องเก็บให้เอง รายการเป็น รับแล้ว เองเมื่อคลังมีเอกสารประเภทและงวดตรงกัน ทั้งเอกสารที่เก็บไว้ก่อนเปิดงวดและที่เก็บทีหลัง
- 6ทำเครื่องหมายรายการที่ต้องเก็บคลังเอกสาร › รายการที่ต้องเก็บ › ทำเครื่องหมายบันทึกการตัดสินของคนต่อรายการหนึ่งรายการ — ตรวจเอกสารแล้ว หรือรายการนี้ไม่เกี่ยวข้องกับงวดนี้ และยกเลิกเครื่องหมายที่ทำไว้ได้
- 7ขอเอกสารจากลูกค้าคลังเอกสาร › รายการที่ต้องเก็บ › ขอเอกสารจากลูกค้าส่งลิงก์ให้ลูกค้าอัปโหลดเอกสารที่ยังขาดของงวดที่เลือก โดยลูกค้าไม่ต้องเข้าสู่ระบบ ระบบทวงให้ตามรอบจนส่งครบ และไฟล์ที่ลูกค้าส่งเข้าคลังพร้อมทำให้รายการเป็น รับแล้ว เอง
- 8ทะเบียนรับ-คืนเอกสารตัวจริงคลังเอกสาร › ทะเบียนรับ-คืนบันทึกทุกครั้งที่รับหรือส่งคืนเอกสารตัวจริง (กระดาษ) กับลูกค้า พร้อมเลขที่ใบรับ วันที่ และใบรับ/ใบคืนที่พิมพ์ให้สองฝ่ายเซ็น — ใบคืนอ้างใบรับเสมอ จึงตอบได้ว่าแฟ้มชุดไหนยังอยู่กับสำนักงาน และแก้ข้อพิพาท ส่งแล้ว/ไม่ได้รับ
- 9กล่องบันทึกการรับ-คืนเอกสารตัวจริงคลังเอกสาร › ทะเบียนรับ-คืน › บันทึกการรับ-คืนฟอร์มบันทึกใบรับหรือใบคืนหนึ่งใบ — บันทึกแล้วได้เลขที่ทันทีและพิมพ์ใบให้อีกฝ่ายเซ็นได้จากกล่องเดียวกัน
คู่มือนี้อธิบายการใช้งานโปรแกรม PERPOS | Books ตามระบบ ณ วันที่อัปเดตของแต่ละหัวข้อ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมาย — อัตราภาษี กำหนดยื่น และแบบฟอร์มอาจเปลี่ยนตามประกาศของกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานหรือผู้สอบบัญชีของคุณ · สอบถามการใช้งาน [email protected]