เอกสารในคลังคลังเอกสาร › เอกสาร
เก็บไฟล์เอกสารของกิจการ (PDF หรือรูปภาพ) แยกตามประเภทและงวด ระบบคำนวณวันที่ต้องเก็บถึงให้เองตามประเภทเอกสาร บันทึกทุกครั้งที่มีคนดู เปิด หรือแก้ข้อมูล และไม่มีปุ่มลบทิ้ง — เอกสารที่พ้นกำหนดเก็บแล้วต้องขอทำลายตามรอบเท่านั้น
สิทธิ์ที่ต้องมี
คลังเอกสาร · ดู
เพิ่มเอกสารต้องมีสิทธิ์ คลังเอกสาร › สร้าง · แก้ข้อมูลเอกสารต้องมีสิทธิ์ คลังเอกสาร › แก้ไข · สวิตช์ระงับการทำลายและปุ่มขอทำลายเห็นเฉพาะผู้มีสิทธิ์ คลังเอกสาร › ลบ · เอกสารอ่อนไหว (เช่น เอกสารเงินเดือน สำเนาบัตรประชาชนกรรมการ ภ.ง.ด.1 สปส.1-10) เปิดไฟล์ได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์ดูเงินเดือน
ขั้นตอน
เก็บเอกสารเข้าคลัง
- 1เปิดเมนู คลังเอกสาร › เอกสาร แล้วกดปุ่ม เพิ่มเอกสาร (ไอคอนอัปโหลด) ท้ายแถบเครื่องมือ
- 2ลากไฟล์มาวางในกล่อง หรือกดเลือกไฟล์รับ PDF, JPG, PNG, WebP ไม่เกิน 25 MB
- 3เลือก ประเภทเอกสารใต้ช่องจะบอกว่าเอกสารกลุ่มนี้เก็บกี่ปี หรือเก็บถาวร และบอกถ้าเป็นเอกสารอ่อนไหว
- ข้อความบนจอเขียนว่านับจากวันสิ้นงวด แต่ถ้าใส่ วันที่บนเอกสาร ระบบนับจากวันที่นั้นแทน
- 4กรอก ปีบัญชี (พ.ศ.) และ เดือน (ถ้ามี)เว้นเดือนว่างถ้าเป็นเอกสารรายปี
- ตั้งต้นเป็นปีปัจจุบัน
- 5ใส่ วันที่บนเอกสาร ถ้ามีใช้เป็นจุดเริ่มนับอายุการเก็บ ไม่ใส่ระบบใช้วันสิ้นงวด
- 6ตั้ง ชื่อเรียก และ หมายเหตุ ตามต้องการ แล้วกด เก็บเข้าคลัง
- เว้นว่าง = ใช้ชื่อไฟล์
- 7เอกสารเข้าคลังทันทีด้วยสถานะ อยู่ในคลัง และรายการที่ต้องเก็บของงวดและประเภทเดียวกันจะขยับเป็น รับแล้ว เอง
ดูไฟล์และดูประวัติของเอกสาร
- 1กดชื่อเอกสารในตาราง (หรือกดการ์ด) เพื่อเปิดกล่องรายละเอียด
- 2กด ดูตัวอย่าง เพื่อดูไฟล์ในกล่องเลย หรือกด เปิดไฟล์ในแท็บใหม่
- เฉพาะ PDF และรูปภาพ
- 3ทุกครั้งที่ดูหรือเปิดไฟล์จะถูกบันทึกไว้ในส่วน ประวัติของเอกสารนี้ ท้ายกล่องถ้าทำโดยคนของสำนักงานบัญชีจะมีวงเล็บ (ในนามสำนักงาน)
ระงับการทำลาย / ขอทำลายตามรอบ
- 1เปิดกล่องรายละเอียดของเอกสาร
- ต้องมีสิทธิ์ คลังเอกสาร › ลบ จึงจะเห็นสวิตช์และปุ่ม
- 2ระงับการทำลาย: เปิดสวิตช์ ระงับการทำลาย กรอก เหตุผล อย่างน้อย 5 ตัวอักษร แล้วกด ระงับปลดการระงับได้ด้วยการปิดสวิตช์
- 3ขอทำลาย: ปุ่ม ขอทำลายตามรอบ กดได้เมื่อเอกสารอยู่ในคลัง พ้นกำหนดเก็บแล้ว และไม่ได้ถูกระงับไว้กดแล้วมีกล่องยืนยัน กด ขอทำลาย อีกครั้ง สถานะจึงเป็น รอทำลาย
ปุ่มและช่องบนหน้าจอ
- ช่องค้นหา
- ค้นจากชื่อเอกสาร ประเภท รหัสประเภท หมายเหตุ หรือชื่อกลุ่มเอกสาร
- ปุ่มกรวย › ปี
- เลือกปีบัญชีที่จะดู (แสดง 5 ปีล่าสุดที่มีเอกสาร) — เลือกแล้วโหลดเอกสารของปีนั้นใหม่ทั้งหน้า · ค่าตั้งต้นคือปีล่าสุดที่มีเอกสารจริง
- ปุ่มกรวย › กลุ่มเอกสาร
- เลือกได้หลายกลุ่ม: จดทะเบียน · สัญญา/มอบอำนาจ · เอกสารต้นทาง · สมุดบัญชี/งบ · แบบภาษี · ธุรการ — ไม่เลือกเลย = ทั้งหมด · กลุ่มที่เลือกขึ้นเป็นชิปใต้แถบ กดกากบาทเพื่อเอาออก
- จำนวน “ปี 2569 · n ฉบับ”
- บอกปีที่กำลังดูและจำนวนเอกสารที่ตรงเงื่อนไข (มุมมองแยกแผงไม่แสดง)
- ปุ่มเพิ่มเอกสาร
- ปุ่มไอคอนอัปโหลดท้ายแถบ เปิดกล่อง เพิ่มเอกสารเข้าคลัง — เห็นเฉพาะผู้มีสิทธิ์ คลังเอกสาร › สร้าง
- สลับมุมมอง (ตาราง / การ์ด / แยกแผง)
- ตารางแสดงคอลัมน์ เอกสาร · เก็บถึง · สถานะ · การ์ดเหมาะกับมือถือ · แยกแผงแสดงรายการด้านซ้ายและรายละเอียดด้านขวา
- ไอคอนกุญแจ / ไอคอนเตือน หลังชื่อเอกสาร
- กุญแจ = เอกสารอ่อนไหว · ไอคอนเตือนสีแดง = ถูกระงับการทำลาย (ทำลายหรือแก้ข้อมูลไม่ได้จนกว่าจะปลด) — เอาเมาส์ชี้เพื่อดูคำอธิบาย
- สถานะ
- ร่าง · อยู่ในคลัง · รอทำลาย · ทำลายแล้ว
- เก็บถึง
- วันที่ครบกำหนดเก็บตามกฎหมาย คำนวณโดยระบบ — เอกสารที่ต้องเก็บตลอดไปแสดงว่า ถาวร
- การ์ด “เอกสารที่ระงับการทำลายไว้”
- ขึ้นบนสุดเมื่อมีเอกสารถูกระงับ บอกจำนวนฉบับที่ทำลายไม่ได้จนกว่าจะปลด
ข้อควรระวัง
- เอกสารที่เก็บเข้าคลังแล้วลบไม่ได้ — ต้องรอพ้นกำหนดเก็บแล้วขอทำลายตามรอบ · ข้อยกเว้นเดียวคือไฟล์ที่อัปโหลดผิดภายใน 7 วัน (ลบไฟล์ที่อัปโหลดเข้าคลังผิด) · ทั้งสองทาง ประวัติกับลายนิ้วมือไฟล์ยังเก็บไว้เป็นหลักฐาน
- อายุการเก็บคำนวณโดยระบบจากประเภทเอกสาร: เอกสารต้นทาง 7 ปี · สมุดบัญชี/งบ และแบบภาษี 10 ปี · ธุรการ 5 ปี · จดทะเบียนและสัญญา/มอบอำนาจเก็บถาวร — นับจาก วันที่บนเอกสาร ถ้ามี ไม่มีจึงนับจากวันสิ้นงวด · แก้ตัววันที่เองไม่ได้ แต่ถ้าเลือกประเภทหรืองวดผิด แก้ข้อมูลเอกสารแล้วระบบคำนวณใหม่ให้
- ⚠️ กฎหมายนับอายุเก็บเอกสารบัญชีจากวันปิดบัญชี (อย่างน้อย 5 ปี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี ม.14 · อธิบดีกรมสรรพากรสั่งให้เก็บได้ถึง 7 ปี) — ระบบนับจากวันที่บนเอกสาร/วันสิ้นงวด ซึ่งอาจเร็วกว่าวันปิดบัญชีได้เกือบปี ก่อนขอทำลายให้ตรวจว่าพ้นกำหนดนับจากวันปิดบัญชีของรอบนั้นแล้วจริง
- อัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่แล้วในคลัง (ไฟล์เดียวกันทุกไบต์) ไม่ได้ ระบบจะบอกชื่อเอกสารเดิมที่มีไฟล์นี้อยู่
- ปีบัญชีกรอกเป็น พ.ศ. เช่น 2569 — กรอกผิดรูปแบบระบบจะไม่รับ
- เอกสารที่ระงับการทำลายไว้ทำลายและแก้ข้อมูลไม่ได้ แม้พ้นกำหนดเก็บตามกฎหมายแล้ว ต้องปลดการระงับก่อน
- เปิดไฟล์ไม่ได้ถ้าบันทึกประวัติการเปิดไม่สำเร็จ — ระบบไม่ให้ไฟล์โดยไม่มีบันทึก
เคล็ดลับ
- ลูกค้าไม่ต้องเข้าระบบเพื่อส่งเอกสาร — ใช้ ขอเอกสารจากลูกค้า ในหน้ารายการที่ต้องเก็บ ไฟล์ที่ลูกค้าส่งจะเข้าคลังเอง
- จากหน้ารายการที่ต้องเก็บ กดชื่อรายการที่รับแล้วเพื่อเปิดกล่องรายละเอียดของเอกสารใบนั้นในหน้านี้ได้เลย
อัปเดตเนื้อหาล่าสุด 28 ก.ย. 2569
หัวข้อนี้ช่วยได้ไหม
คู่มือนี้อธิบายการใช้งานโปรแกรม PERPOS | Books ตามระบบ ณ วันที่อัปเดตของแต่ละหัวข้อ ไม่ใช่คำแนะนำทางภาษีหรือกฎหมาย — อัตราภาษี กำหนดยื่น และแบบฟอร์มอาจเปลี่ยนตามประกาศของกรมสรรพากร สำนักงานประกันสังคม และกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โปรดตรวจสอบกับหน่วยงานหรือผู้สอบบัญชีของคุณ · สอบถามการใช้งาน [email protected]